A szervezethez beérkezett információkat (megrendelt hírleveleket, sajtószolgáltatásokat, vagy a szervezethez tartozó, külső munkahelyeken dolgozó részlegek anyagai) az adatbázisban nem szabad többszörözni! Ez alat azt értem, hogy nincs értelme ugyanazt az információt több példányban lementeni csak azért, mert különböző hírügynökségektől érkezett be (ha egy eseményt leközöl a BBC, az MTI, megjelenik a Hírkeresőben, stb., csak az első információt kell adattárba helyezni). Az ugyanarról az eseményről szóló információk közül az első után csak azokat kell lementeni, amelyek további kiegészítő információkat tartalmaznak, megjelölve a kiegészítő részeket és ezt már az indexálásban is célszerű feltüntetni (a felhasználó, vagy az elemző-értékelő részére ezzel is időt tudunk spórolni). A szervezethez tartozó külső részlegektől bejövő nyílt információk adatbázisba történő helyezése a szervezetben kialakított rend alapján kerül végrehajtásra. A szervezet dönthet úgy, hogy ezeket változtatás nélkül adattárba helyezi (még akkor is, ha erről más információszolgáltatótól már érkezett be anyag), noha megítélésem szerint ennek sok értelme nincs. (Ne keverjük össze az OSINT-adatbázist és a külső szervezetek által végzett tevékenység nyilvántartását.)

A legfontosabb az, hogy az adattárban ne keletkezzenek dublírozások, többszörözések (egyrészt a memóriahely miatt, másrészt azért, mert fölöslegesen terheljük a felhasználót is). Mivel sok esetben előfordul, hogy egy-egy információ több témakört is érinthet, ezért célszerű a lementett információt ezekhez a témakörökhöz belinkelni).

Az adatbázist csak struktúráltan, témákörök és alkategóriák alapján célszerű üzemeltetni. Ha valaki témakörök szerint akar keresni benne, akkor az információknak úgy kell előtte megjenniük, mintha egy eseménynaplót látna (tehát az adott témában kronológiai sorrendben, a legfrissebbtől a legkorábbiig haladva). Ha a témakörhöz tartoznak táblázatok, térképek, képek vagy ábrák, filmrészletek, akkor azokat a megfelelő helyen feltüntetve linkkel kell jelezni (erre nagyon jó példa a Wikipedia). 

Megjegyzés: Az eseménynapló szerű megjelenítés azért is fontos, mert már első olvasáskor sok mindeben orientálhatja az olvasót, felhasználót.

A struktúrált adatbázis kialakítása és kezelése adatbázis kezelő munkakört igényelt. Ezen személynek jól képzettnek kell lennie nem csak az adatbázis kezelésben, hanem a szakmai szempontokban is. Ez folyamatos tevékenységet igényel, tehát nem lehet egy más feladatkört ellátó személyt megbízni ezzel a munkával. Ráadásul gondolni kell a szabadságokra, betegségekre, egyéb távollétekre is (továbbképzés, ügyintézés, stb.), tehát nem elég egy ember erre a munkára, legalább két főt igényel az adatbázis folyamatos és biztonságos üzemeltetése.