Fontos kérdés, mivel egy szervezet nyilvántartások nélkül nem tud hatékonyan dolgozni. Már korábban említésre került a forrás-adatbázis, ami az alapja az OSINT hatékony információ megválaszoló tevékenységének. Ugyanakkor az információigényekkel kapcsolatosan egy másik nyilvántartást is célszerű vezetni: a beérkezett információigények nyilvántartását. Ennek azért van jelentősége, mert egyrészt nyomon követhető általa, hogy mikorra kell a választ elkészíteni, de azért is, mert sokszor előfordulhat, hogy (más-más felhasználótól)ugyanaz, vagy az előzőhöz hasonló információigény érkezik az OSINT-hoz. Mit célszerű ebben a nyilvántartásban jegyezni:

Az információigény pontos megfogalmazását, kitől érkezett az igény (nehogy ugyanazt a válasz kétszer küldjük el neki, ha másodszor is felmerül részéről ugyanaz a kérdés), mikor érkezett be az igény, mikor kell rá válaszolni, a válaszhoz milyen forrásokat hasznosítottunk.

Ennek több célja is van:egyrészt, ha ugyanaz a kérdés más felhasználótól is beérkezik, a válasz elkészítése óta pedig lényeges változás nem történt, nem kell fölöslegesen terhelni az OSINT jelentésíró állományát, ugyanaz a válasz elküldhető a másik igénylő részére is. Másrészt, ha a válaszadásunk után kiegészítő információigény merül fel az igénylő részéről, és tudjuk azt, hogy a jelentéshez felhasznált források a választ nem tartalmazzák, akkor ezeket már nem kell még egyszer átnézni, koncentrálhatunk más forrásokra.

A válaszadás időpontja pedig azért lényeges, mert ha ugyanattól az igénylőtől érkezik újabb kérdés az adott témában rövid időn belül, akkor elég csak a változásokra koncentrálni és azokat foglalni a jelentésbe.

A felhasznált források jegyzése azért is lényeges, mert ha egy olyan kérdés érkezik be, amely részeiben érint már korábban megválaszolt információigényt, akkor tudjuk, hogy a kérdésnek erre a részére mely forrásokat tudjuk azonnal hasznosítani.

Természetesen a kérdésekre adott végleges és elküldött válaszokat is le kell menteni egy adatbázisba, feltüntetve rajta az igénylőt, az igénylés idejét, a felhasznált forrásokat és a válaszadás idejét. Ez már csak azért is célszerű, mert előfordulhat, hogy egy válasz egyes részeit (például a konfliktus hátterét, okait) egy az egyben felhasználhatjuk újra más információigény megválaszolására is. Ezt az adatbázist azonban nem célszerű publikussá tenni, mivel itt célirányos kérdésekről van szó, tehát a jelentések tartalmából kiszűrhetők a szervezet tevékenységének irányai.

A következő részben az OSINT-szervezethez beérkező információk (hírlevél, hírügynökségektől megrendelt hírcsatornák, stb.) nyilvántartásával fogok foglalkozni.